最新的研究表明,办公空间是利用率较低的资产。办公室通常一年365天24小时可供入住,但通常每天只开放 12小时,而且周末的时间也未使用。即使是开放的办公室,办公工位也只有 59% 的时间被使用,而会议室的平均使用率只有39%。
而为敏捷或高效工作精心设计的办公空间可以在提高工位利用率至80%的同事不会对工作效率产生负面影响。
《办公空间使用率报告》根据连续20年对75个大公司总部、36100张工位、542张灵活工位和728间会议室总结的数据,表明了一些关于办公空间是如何被使用(或不使用)的真相。而且,它指出了怎样可以提升未被充分利用的空间为员工和管理者带来更高的效率。
这个研究表明,工位的实际使用率约为48%。而如果加上可能被占用的情形,例如办公椅子上有衣物覆盖,或工位的灯是开的,使用率可以上升到 59%。和我们所想的相符的是,周五的使用率通常会下降。
一些企业会提供灵活工位供临时到公司的员工使用。而这个研究表明,当企业提供灵活工位时,通常的使用率只有16%。 这是一个令人吃惊的结论,因为灵活工位的设置就是为了提升使用率。看来,灵活工位通常只是为出差或拜访的员工准备的,或是作为最后的工位使用手段。
大多数办公楼的会议室利用率很差,通常只有39%的时间被使用。
当我们把会议室的可容纳人数加入到统计里面时,情况就更糟了。只有19%的会议室容纳空间被使用。通常,会议室的容纳人数设计都不正确。而最差使用率的会议室是那些在开放空间区域的会议室。它们的使用率只有9%。 这是因为可能使用这些会议室的员工会担心他们会影响到周围办公的同事,或担心他们的谈话被其他员工听到。
更多导致低使用率的原因来自部门对企业空间的占用权。通常一个部门被分配到楼宇的某个区域,或者某些工位的时候,这些空间被部门认为是他们独自占有的。
办公空间使用率低的一个原因是建筑架构师和室内设计师倾向于采用‘最少数据’的方法。通常,关于一个新的办公室或者旧楼改造的简报是从人们希望从空间获得什么开始的,而不是通过透彻的数据分析证明人们实际需要什么。
架构师和势能设计师需要采用循证的方法编写简报和进行设计,以便正确理解人们的工作及使用不同的空间方式,用他们来指导设计。
常识是, 员工需要必要的工具和空间来最好地完成他们的工作。同时,企业应通过部署敏捷工作的实践,充分提升空间使用率,最大限度地利用空间资产,实现灵活性和可持续性。
对空间使用率与可持续性关系的研究表明,减少二氧化碳的最有效方式是减少建筑物的使用。而这可以通过敏捷工作的方式,从而减少占用面积,提高利用率来实现。
许多新的小型组织能够从一开始就采用敏捷工作的方式,因为企业领导者将它作为公司愿景的一部分。而对于那些具有根深蒂固的工作方式、文化和态度的大企业来说,挑战要大得多,需要大量的、资源充足和经过深思熟虑的行为来改变员工行为。向敏捷工作方式的过渡对于大企业来说可能是一项重大的行为变化的挑战。
它还要求设施管理团队与其他部门和职能部门合作。IT部门是支持员工在办公室里和公司外移动办公的关键推动者。员工需要随时随地能够从办公室内和在办公室外拨打和接听电话,访问其信息和应用程序。IP电话,虚拟化桌面和视频会议是关键的技术。他们有助于提高办公室利用率。不动产和设施管理部门专业人员必须和IT部门建立良好的关系和联盟,从而影响和支持敏捷工作的平台。有时候这种影响是在财务层面的。
过去20年以来,主要受成本压力推动,企业一直在通过传统手段提高空间效率,例如推出开放式办公,减少独立办公室、独立工位的数量和面积。然而,采取这种传统办法提高空间利用率是有天花板的。
为了支持循证方法,企业首先要了解办公空间的使用情况,例如进行定期(至少每季度一次)的研究,以评估空间在一段时间的利用情况。这将提请企业管理者对新的机会的注意,并可以支持整合空间使用,或在企业增长的情况下避免需要使用更多空间。
在敏捷工作(有时称为灵活办公)的方式中,员工来到企业的办公室区域,并在其工作团队的周围预定可用的办公工位。即时是临时工位,员工仍然可以通过技术手段和同事沟通、使用文件、电话、IT 应用程序、电子文件和电脑桌面等。
集合点是一个部门、团队或单位的工作中心,而不是将空间分配给某一个部门。员工只是被要求坐在离集中点很近的地方,在先到先得的基础上使用空间。这种方法类似于实时制造。
从空间利用的角度来看,这种方法的好处是,所有未使用的空间时间碎片现在都可以利用,并且由于不是为每个部门创建自有区域,因此每个部门占用的起伏和流动都可以被整个空间吸收。
研究分析了敏捷办公空间实施之前和之后的利用率,发现敏捷工作空间方式提高了空间利用率。通常,对于最初开始使用敏捷空间方式的企业,空间利用率平均可以提高 7%,相当于办公空间的需求减少了 12%。
在提高利用率的过程中,通常可以把员工和工位的比例提高为 6:5。而一旦员工习惯了新的工作方法,这个比例就可能上升到7:5。而如果为那些可行的员工和工作引入一些有管理的在家远程工作,这种比例还可以进一步提升。
实现80% 的办公空间利用率而不会影响工作效率是可以实现的。
本文从国际资产管理协会文章译制。原文链接